Pienet ja keskisuuret yritykset kohtaavat usein haasteita HR-prosessien hallinnassa, usein syynä on prosessien puuttuminen tai HR-resurssin puute. HR-toimintojen optimointi ei ole vain suurten yritysten etuoikeus, vaan myös PK-yrityksien tulisi kehittää omia henkilöstöprosessejaan, jotta ne voivat tukea liiketoiminnan kasvua, parantaa työhyvinvointia ja varmistaa työntekijöiden sitoutumisen. 

Rekrytointiprosessin kehittäminen

Rekrytointi on HR-toimintojen kulmakivi, ja se voi vaikuttaa merkittävästi PK-yrityksen menestykseen. Hyvin organisoitu rekrytointiprosessi auttaa yritystä houkuttelemaan oikeita osaajia, jotka sopivat niin yrityksen kulttuuriin kuin liiketoiminnan tarpeisiin. 

• Selkeät rekrytointiprosessit: PK-yrityksissä ei aina ole erillistä HR-henkilöä, joten rekrytointi jää usein yrittäjän tai esihenkilöiden vastuulle. Jotta rekrytointeja pystytään hoitamaan muiden tehtävien lomassa, on toimintapojen löydyttävä selkeinä ohjeina. Niiden avulla rekrytointien läpiviemisestä ei tule liian kuormittavaa ja löydetään oikeanlaiset tekijät haettuun tehtävään. Tähän auttaa valmiit prosessikaaviot ja ohjeet työpaikkailmoituksen laatimisesta hakijaviestintään sekä haastatteluiden läpiviemiseen.  

• Viestintä ja työnantajamielikuva: Yritykset erottuvat työnantajina kertomalla tarinansa ja mitä ne voivat tarjota työntekijöille. Viestintä on avainasemassa – avoimet prosessit lisäävät hakijoiden luottamusta ja parantavat työnantajamielikuvaa. Oikeanlainen rekrytointijärjestelmä mahdollistaa läpinäkyvän rekrytointiprosessin ja sujuvan hakijaviestinnän. Mikäli yrityksellä ei ole omaa rekrytointijärjestelmää, osa rekrytointialan yrityksistä tarjoaa myös kevyempää rekrytointitukea, joka sisältää mm. järjestelmän vuokraamisen rekrytointien läpiviemiseksi.  

Työntekijöiden perehdyttäminen ja onboarding

Hyvin toteutettu perehdytys tuo työntekijät nopeasti mukaan yrityksen arkeen ja auttaa heitä sopeutumaan työympäristöön. PK-yrityksille tämä prosessi on erityisen tärkeä, koska pienemmissä tiimeissä jokaisella jäsenellä on suuri rooli yrityksen menestyksessä. Kun rekrytointeja tehdään harvakseltaan, saattaa perehdytys tuntua raskaalta, jos prosessit ja dokumentit eivät ole kunnossa. Asian kanssa ei kuitenkaan tarvitse pähkäillä yksin, sillä prosessien ja materiaalinen kuntoon laittaminen kuuluu monen HR-alan yrityksen palvelutarjontaan.  

• Onboarding-prosessin automatisointi: Teknologia voi olla suuri apu kaikenkokoisille yrityksille perehdytyksessä. Esimerkiksi sähköiset perehdytysmateriaalit, dokumenttien hallinta ja tehtävälistat tekevät prosessista sujuvampaa ja varmistaa, että kaikki tärkeät asiat käydään läpi. Monet HR-järjestelmät tarjoavat valmiita perehdytyspolkuja ja niitä löytyy myös pienten yritysten tarpeisiin edullisemmalla kuukausihinnalla.  

• Mentorointi ja tuki: Uuden työntekijän perehdytys ei saa jäädä vain ensimmäisten päivien tai viikkojen varaan. Mentorointi ja säännöllinen tuki tiimiltä auttavat työntekijöitä kehittymään ja tuntemaan itsensä osaksi yritystä. 

Työhyvinvointi ja henkilöstön sitouttaminen 

PK-yritykset voivat saada kilpailuetua tarjoamalla hyvän työympäristön ja huolehtimalla työntekijöiden hyvinvoinnista. Työntekijöiden sitoutuminen parantaa tuottavuutta ja vähentää vaihtuvuutta, joka voi tulla erityisen kalliiksi pienille yrityksille. 

• Joustavat työjärjestelyt: PK-yrityksissä on usein mahdollisuus tarjota joustavia työaikoja tai etätyömahdollisuuksia, jotka voivat parantaa työntekijöiden (työ)hyvinvointia ja sitoutumista. Työaikajärjestelyitä suunnitellessa olisi hyvä kuunnella kuitenkin myös henkilöstön mielipiteitä ja toiveita järjestelyiden suhteen, jotta toimenpiteet ovat sopivia juuri teidän henkilöstöllenne.  Yksi hyvä tapa selvittää näitä ovat anonyymit henkilöstökyselyt.  

• Avoin palaute ja kehityskeskustelut: Pienissä organisaatioissa on helpompi pitää avointa keskustelua työntekijöiden kanssa. Säännölliset kehityskeskustelut, joissa käsitellään tavoitteita, haasteita ja urakehitystä, auttavat pitämään työntekijät motivoituneina. Monet HR-alan yritykset tarjoavat koulutusta kehityskeskusteluiden pitämiseen ja myös valmiita runkoja kehityskeskusteluiden läpiviemiselle.  

Palkkaus ja palkitseminen 

Kaiken kokoisissa yrityksissä on tärkeää löytää tasapaino kilpailukykyisen palkkauksen ja muiden palkitsemiskeinojen välillä. Palkitseminen ei ole vain rahaa – se voi olla myös tunnustusta, kiitosta ja urakehityksen mahdollisuuksia. Pienillä yrityksillä voi olla rajallisemmat resurssit, mutta kilpailukykyinen palkkaus on silti mahdollista esimerkiksi palkan päälle tulevien etujen kautta.  

• Muiden etujen tarjoaminen: PK-yrityksissä voit hyödyntää etujen, kuten koulutuksen, urakehityksen tai lisävapaiden tarjoamisen, jotka auttavat työntekijöitä tuntemaan itsensä arvostetuiksi. Yksi suosittu etu henkilöstön keskuudessa on ylimääräinen lomaviikko lakisääteisen loman päälle!  

Henkilöstöjohtaminen ja HR-teknologiat 

PK-yrityksille suunnatut HR-teknologiat voivat auttaa parantamaan työntekijöiden hallintaa ja tehostamaan prosesseja. Pienillekin yrityksille on olemassa yksinkertaisia työkaluja, jotka tukevat HR-prosessien sujuvuutta. 

• HR-ohjelmistot ja järjestelmät: Työntekijöiden tietojen hallinta, työaikaraportointi ja suorituksen seuranta voidaan hoitaa digitaalisesti, mikä vapauttaa aikaa keskittyä tärkeimpiin asioihin. Useat HR-järjestelmät toimivat esihenkilöiden tukena muistuttamalla henkilöstön syntymäpäivistä, terveystarkastuksien tai kehityskeskusteluiden pitämisestä sekä ne usein toimivat myös hyvänä viestintäkanavana. Monet HR-alan yritykset vertailevat ja kartoittavat HR-järjestelmiä PK-yrityksille, jolloin tehtäväksi jää vain valinnan tekeminen sopivasta järjestelmästä. Tarvittaessa apua saa myös järjestelmän käyttöönotossa.  

• Jatkuva kehittäminen: Hyvin rakennettu HR-prosessi on jatkuvassa kehityksessä. PK-yrityksillä on etulyöntiasema, sillä ne voivat nopeasti muuttaa prosessejaan ja sopeutua markkinan ja työntekijöiden tarpeiden mukaan. 

PK-yrityksille HR-prosessien kehittäminen on investointi yrityksen tulevaisuuteen

Hyvin hoidettu rekrytointi, perehdytys, työhyvinvointi ja palkitseminen auttavat parantamaan työntekijöiden sitoutumista ja yrityksen kasvua. Hyödynnä ketteryys ja joustavuus, jotka PK-yrityksille ovat ominaisia ja rakenna HR-prosessit, jotka tukevat liiketoiminnan tavoitteita. 

Vähintään yhtä tärkeitä HR-prosesseja PK-yritykselle, joita ei mainittu tässä artikkelissa, ovat työsuojelu- ja työterveys, lakisääteiset velvoitteet kuten, kuten GDPR, tasa-arvo sekä off-boarding ja varoitukset. Mikäli yrityksesi kaipaa apua missä tahansa edellämainituissa henkilöstöhallinnon asioissa, voit kääntyä puoleemme.  

Seasonsin HR-Partner-palvelu tarjoaa yrityksellesi asiantuntevaa tukea henkilöstöasioiden hallintaan ja kehittämiseen. HR-partner palvelu on räätälöity vastaamaan erityisesti PK-yritysten tarpeita, ja se kattaa kaikki HR-toimintojen osa-alueet strategisesta suunnittelusta päivittäiseen operatiiviseen toimintaan. 

Anniina Saarni 
Seasons HR Partner