Rekrytointi on yritykselle investointi tulevaisuuteen. Oikea työntekijä voi kasvattaa liiketoimintaa, vahvistaa tiimiä ja helpottaa arkea merkittävästi. Samalla rekrytointi kuitenkin maksaa, eikä kustannus muodostu pelkästään palkasta.

Moni yritys yllättyy siitä, kuinka paljon aikaa, työvaiheita ja piilokustannuksia onnistuneeseen rekrytointiin todellisuudessa liittyy. Seasonsin rekrytointiasiantuntija Tuomo Ojala on tehnyt rekrytointeja vuodesta 2007 alkaen aina toimihenkilöistä toimitusjohtajiin, assistenteista suunnittelijoihin, monelle eri toimialalle. Hän avaa tässä kirjoituksessa rekrytoinnin todellisia kustannuksia ja sitä, miksi näkökulman pitäisi siirtyä kustannuksesta investointiin.

Kustannus vai investointi? Näkökulma ratkaisee

”Työnantajat ja yritykset näkevät rekrytoinnin helposti kustannuksena, ja se on väärä näkökulma”, Tuomo sanoo.

”Me tiedetään, että 80 % rekrytoinnin kustannuksista sitoutuu jo pelkästään siihen, kun rekrytointi tehdään. Versus sitten se, että käytettäisiin muutama tuhat euroa enemmän ammattilaisen apuun – niin saataisiin oikeasti hyvä lopputulos.”

Kun rekrytointia yritetään tehdä mahdollisimman halvalla, oiotaan prosessissa ja jätetään asioita tekemättä. Lopputulos voi olla huono. Pahimmillaan epäonnistuminen johtaa siihen, että seuraaviin rekrytointeihin ei uskalleta edes lähteä.

Rekrytoinnin kustannukset muodostuvat monesta asiasta

Rekrytoinnin hinta riippuu esimerkiksi:

• haettavasta tehtävästä
• toimialasta
• maantieteellisestä sijainnista
• rekrytoinnin kiireellisyydestä
• käytettävistä kanavista
• siitä, tehdäänkö rekrytointi itse vai kumppanin kanssa

Rekrytointimarkkinointi

Rekrytointikanavien kirjo on pirstoutunut merkittävästi. Tuomo muistaa, kun paras paikka oli sunnuntailehden työpaikkailmoitussivu. Nykyään yhtä kaikkien tavoittavaa kanavaa ei enää ole. Jokainen rekrytointi vaatii harkittua kanavavalikoimaa: työnhakusivustoja, LinkedIn-kampanjoita, SoMe-mainontaa tai suoraa hakua. Ilman näkyvyyttä oikeita osaajia on vaikea tavoittaa.

Työaika

Rekrytointi vie usein kymmeniä työtunteja. Aikaa kuluu ilmoituksen tekemiseen, hakemusten läpikäyntiin, hakijoiden kontaktointiin, haastatteluihin, päätöksentekoon ja perehdytykseen. Erityisesti esihenkilöiden ja johdon käyttämä aika voi muodostaa merkittävän kustannuksen, jota ei aina huomioida rekrytointia suunnitellessa.

Rekrytointityökalut ja järjestelmät

Yritykset käyttävät usein erilaisia rekrytointijärjestelmiä, testejä, hakijaseurantoja ja videohaastattelutyökaluja. Nämä helpottavat prosessia, mutta tuovat myös lisäkustannuksia.

Perehdytys

Uuden työntekijän perehdyttäminen sitoo työaikaa ja resursseja usealta ihmiseltä jopa kuukausien ajan. Mitä paremmin perehdytys onnistuu, sitä nopeammin työntekijä pääsee tuottavaan työhön.

Ansat, joihin yritykset lankeavat

”Liian usein ei edes pähkäillä ulkoistamista, vaan aletaan vaan tekemään”, Tuomo toteaa. Tyypillinen kaava on tuttu: pistetään somepostaus, katsotaan mitä tulee, pidetään yksi puolen tunnin haastattelu, ja siinä se.

Yksi yleisimmistä virheistä on se, että rekrytoinnin kriittisin vaihe, eli toimeksiannon ja haettavan henkilön tarkka määrittely, jää kokonaan tekemättä. ”Lähdetään vaan hakemaan jotakin, ja kyllä me nyt tiedetään mikä se pitäisi olla”, Tuomo kuvaa. ”Mutta tiedetäänkö me?”

Toinen ansa on liiallinen sisäinen näkökulma. Rekrytoiva esimies palkkaa helposti itsensä näköisiä henkilöitä, vaikka tehtävä vaatisi aivan toisenlaista persoonaa. Lisäksi yrityksessä saatetaan rajata hakijakenttä liian kapeaksi: ”sen pitää tulla vain meidän toimialalta” tai ”kilpailijoista ei oteta ketään”. Potentiaalisten kandidaattien joukko voi kutistua muutamaan henkilöön, joilta ei sitten uskalleta kysyä.

Jos rekrytointia on yritetty tehdä itse eikä se ole onnistunut, seuraa toinen ongelma: paikka on pyörinyt auki pitkään.

”Hakijatkin rupeavat miettimään, että tässä on varmaan jotain vikaa”, Tuomo sanoo.

”Samalla meiltä on viety ne työkalut, joita me muuten voisi hyödyntää, se uutuusarvo ja kiinnostavuus katoaa.”

Entä mitä maksaa huono rekrytointi?

Huono rekrytointi tulee yritykselle usein kaikkein kalleimmaksi. Virherekrytoinnin kustannuksia ovat rekrytointiin käytetty työaika, perehdytys, menetetty työpanos, uusi rekrytointiprosessi sekä vaikutukset työilmapiiriin ja asiakaskokemukseen.

Epäonnistuneen rekrytoinnin hinnan arvioidaan tyypillisesti olevan jopa 30–50 % työntekijän vuosipalkasta. Joissain tapauksissa kustannukset voivat olla huomattavasti suuremmat.

Tuomon mukaan virherekrytointi voi johtaa myös noidankehään:

”Sitten voi olla, että kahden vuoden päästä, kun ollaan seuraavan rekrytoinnin äärellä, mietitään, että viimeksi meni kyllä aivan pieleen. Kynnys lähteä uuteen rekrytointiin kasvaa tai aletaan miettiä, pärjätäänkö nyt tällä porukalla.”

Paljonko rekrytointi maksaa käytännössä?

Yksittäisen rekrytoinnin kustannukset vaihtelevat merkittävästi tehtävän ja sijainnin mukaan.

Isojen kaupunkien ulkopuolella hinnat voivat olla suuntaa:

• Ilmoitteluhaku esimerkiksi assistenttirooliin voi olla esimerkiksi 2 000–5 000 €
• Vaativamman asiantuntija- tai johtotason tehtävän suorahaku voi olla esimerkiksi 4 000 – 8 000 €
• Toimitusjohtajan rekrytointi voi olla esimerkiksi: 7 000 – 25 000 €

Näiden lisäksi tulee aina yrityksen oma työaika, jota ei usein huomioida laskelmissa.

Hinnan sijaan olisi aina hyvä pohtia, mitä hinnalla saa. Esimerkiksi toimitusjohtajan tai vastuuroolien onnistuneet rekrytoinnit näkyvät yleensä suoraan tuloksessa.

Ilmoitteluhaku vai headhunting – mikä ero ja miksi sillä on väliä?

Yksi keskeinen kysymys on, tehdäänkö rekrytointi ilmoitteluhaulla vai suoralla haulla eli headhuntingilla. Tuomon mukaan valinta riippuu siitä, uskotaanko aktiivisten hakijoiden löytyvän ilmoittelun kautta.

”Tänä päivänä kuvitellaan, että joka paikkaan on hirveästi hakijoita, vaikka työttömiä on paljon. Mutta kun miettii maantietoa, toimialaa, tehtäväkriteerejä ja työnantajamielikuvaa, niin potentiaalisia kandidaatteja ei passiivisella ilmoitteluhaulla välttämättä tavoita kovin paljon”, Tuomo selittää.

Suorahaussa kustannukset tulevat konsultin työtunneista: markkinakartoituksesta, pitkän listan luomisesta, yhteydenotoista ja haastatteluista. Ilmoitteluhaussa työmäärä taas kertyy hakemusten käsittelystä ja haastatteluista.

Ilmoitteluhaku ja headhunting eivät myöskään sulje toisiaan pois – usein kannattaa tehdä molempia.

Miten rekrytointi hinnoitellaan?

Suorahaun hinnoittelu on tyypillisesti kolmivaiheinen:

• Toimeksiantopalkkio – maksetaan toimeksiannon käynnistyessä, kattaa osan konsultin työtunneista
• Kandidaattipalkkio – maksetaan, kun sovitut kriteerit täyttäviä ehdokkaita toimitetaan asiakkaalle jatkotoimenpiteitä varten
• Rekrytointipalkkio – maksetaan, kun valittu henkilö on allekirjoittanut työsopimuksen

”Tässä mallissa riski jaetaan eli koko palkkio ei toteudu, jos henkilöä ei palkata”, Tuomo huomauttaa. Ilmoitteluhaussa käytetään tyypillisesti kiinteää toimeksiantopalkkiota, joka laskutetaan prosessin toteutuksesta.

Rekrytointisopimuksiin voidaan lisäksi sisällyttää takuu: jos valittu henkilö osoittautuu sopimattomaksi koeaikana, uusi haku tehdään sovituilla kriteereillä.

Milloin rekrytointi kannattaa ulkoistaa?

Rekrytoinnin ulkoistaminen voi olla erityisen järkevää, kun:

• aikaa on vähän tai tarvitaan nopeasti tekijä
• haetaan erityisosaamista
• yrityksellä ei ole omaa HR-tiimiä
• halutaan varmistaa laadukas hakijakokemus
• aiemmat rekrytoinnit ovat menneet pieleen
• tärkein: halutaan löytää soveltuvin tehtävä juuri kyseiseen tehtävään & organisaatioon

Tuomon mukaan meidän tehtävä on ennen kaikkea minimoida rekrytoinnin riski.

”Kukaan ei pysty lupaamaan, ettei rekrytointi mene pieleen – ei edes ammattilainen. Mutta me pystytään vähentämään sitä riskiä merkittävästi oikeilla työkaluilla ja osaamisella.”

Rekrytointi on investointi tulevaisuuteen

Vaikka rekrytointi maksaa, oikea työntekijä maksaa itsensä parhaimmillaan moninkertaisesti takaisin. Onnistunut rekrytointi näkyy parempana tuottavuutena, toimivampana työyhteisönä, tyytyväisempinä asiakkaina ja liiketoiminnan kasvuna.

Seasons auttaa yrityksiä toteuttamaan tehokkaita ja toimivia rekrytointeja erilaisiin tarpeisiin joustavasti ja ammattitaidolla.

Ota yhteyttä, jos yritykselläsi on rekrytointitarpeita ja haluat luotettavan ja ammattitaitoisen kumppanin!

Tuomo Ojala
rekrytointiasiantuntija
+358 45 878 5550
tuomo.ojala@seasons.fi